Почему не готовая CRM
Готовые CRM рассчитаны на продажи: сделка, воронка, звонки. У производства заказ живёт дольше и сложнее: замер, проект, коммерческое предложение, оплата, изготовление, доставка, монтаж. Цена не берётся из прайса, а считается из размеров и материала.
Настроить это в готовой системе можно, но процесс всё равно подстраивается под чужую логику. Своя система повторяет процесс производства как есть.
12 этапов заказа на канбан-доске
Каждый заказ - карточка на доске, которая проходит этапы: заявка, замер, проект и КП, КП согласовано, отклонено, ожидание оплаты, счёт оплачен, счёт не оплачен, в производстве, изделия готовы, доставка и монтаж, проект завершён.
Карточку перетаскивают между колонками, но система не пускает её дальше, если не выполнены условия: в заказе нет изделий, не выбран тип оплаты или не заполнены банковские реквизиты. Финансовые переходы требуют отдельного подтверждения.
Цена считается по формулам
Изделия добавляются в заказ из шаблонов. У шаблона есть переменные, например размеры и количество, и формула расчёта. Материалы - оцинковка разной толщины - хранятся в справочнике с ценой за квадратный метр: сменили материал, и цена пересчиталась.
Формулы считает собственный безопасный парсер, без выполнения произвольного кода. Сотрудник, который редактирует шаблон, не может случайно сломать систему или добраться до данных.
Коммерческое предложение из заказа
Из заказа выгружается коммерческое предложение в Excel с изделиями и суммой - менеджеру не нужно собирать его вручную в таблице.
Справочники
- Материалы с ценой за квадратный метр
- Шаблоны изделий с формулами и переменными
- Клиенты: контакты, реквизиты, адреса
- Типы оплаты: наличные, перевод с комиссией, перевод с НДС
Что под капотом
- Вход сотрудников по логину и паролю, пароли хранятся только в виде хеша
- PostgreSQL и Prisma, изменения заказов выполняются в транзакциях
- Файлы - в S3-совместимом хранилище казахстанского провайдера
- Docker, Nginx, сертификаты Let's Encrypt, автоматический деплой через GitHub Actions
- Отдельный адрес проверки работоспособности, который проверяет связь с базой
Где хранить данные
Если система хранит персональные данные клиентов - имена, телефоны, адреса, - учитывайте закон Республики Казахстан «О персональных данных и их защите»: он требует хранить такие базы на территории Казахстана. Файлы Kulsary Vent лежат в хранилище казахстанского провайдера.
Резервные копии базы стоит делать автоматически и хранить отдельно от основного сервера: сбой одного сервера не должен забирать с собой и данные, и их копию.
Сайт и система вместе
Публичный сайт kulsaryventservice.kz собирает заявки: на нём калькулятор стоимости, форма, кнопка WhatsApp и карты. Внутренняя система помогает довести заказ от замера до монтажа, не теряя его между этапами.
Когда своя CRM оправдана
- Цена считается, а не берётся из прайса
- У заказа больше этапов, чем у обычной сделки, и за ними следят разные люди
- Документы вроде коммерческих предложений повторяются по одному шаблону
- Готовая система требует обходных путей и доплат за нужные функции
Если процесс укладывается в стандартную воронку продаж, готовая CRM будет быстрее и дешевле. Мы советуем начинать с ядра - доски заказов и расчёта - и добавлять функции по реальным запросам сотрудников.
С чего начать
- Описать этапы заказа так, как они проходят на самом деле, и кто отвечает за каждый
- Собрать справочники: материалы, цены, шаблоны изделий, типы оплаты
- Решить, какие документы система должна выпускать сама
- Запустить доску заказов с расчётом и неделю поработать в ней вместе с сотрудниками
- Добавлять отчёты, роли и интеграции по мере того, как появляются реальные запросы
